AI活用推進者を社内で1人選ぶ基準

選ぶのは「一番詳しい人」ではなく運用の責任者

AI活用推進者を1人置く目的は、社内の相談と判断を一か所につなぎ、試行の記録を残すことです。任命しただけで成果が出るとは限りません。本人が使える時間、判断できる範囲、上司や安全管理の責任者へつなぐ経路まで決めて、初めて役割として動かせます。

選定基準は、業務の流れを理解していること、専門用語を現場の言葉に直せること、部署間の意見を整理できること、分からないことを止めて確認できること、継続して活動時間を確保できることの五つです。ITへの関心は必要ですが、製品知識だけで優先順位を決めないようにします。

選任前に、対象業務を一つ、推進者が決めてよい事項、責任者の承認が必要な事項、月内に確保する時間を文書にします。利用許可、個人情報、機密情報、対外公開に関する判断は、推進者が独断で広げず、社内の担当者へエスカレーションします。

架空の三候補を同じ課題で比べる

ここでは実在の人物や選定結果ではない、架空の会社の比較例を使います。課題は「公開済みの製品案内だけを材料に、問い合わせ返信の下書きを安全に試す計画を説明する」です。

AさんはIT知識が豊富で操作も速い一方、兼務が多く、月内の活動時間を約束できません。説明では機能名が中心で、問い合わせ担当者の確認工程が抜けました。Bさんは問い合わせ業務を理解し、未確定事項を責任者へ持ち帰り、返信前の人による承認も計画に入れました。活動時間は上司と合意でき、副担当へ記録を共有できます。Cさんは調整経験があり時間も取れますが、公開情報と社内情報の区別に迷い、確認先をまだ把握していません。

この仮定では、主担当候補はBさんです。理由は「最もAIに詳しい」からではなく、安全な停止と現場確認を含む運用を説明できるからです。Cさんは副担当として確認経路を学ぶ選択肢があります。Aさんの技術知識は必要時の助言に生かせます。ただし実際の選定では、本人の同意、上司による時間確保、社内規程上の権限を別途確認します。

比較は印象投票にせず、候補者全員に同じ架空課題を渡します。評価記録には、業務理解、説明の明瞭さ、停止判断、調整先、確保時間、引き継ぎ可能性を残します。優劣だけでなく、任命前に補う条件も記載します。

1〜7日目：窓口と安全な試行を作る

1日目は、上司、推進者、副担当で役割を確認します。相談の受付場所、記録先、返答期限の目安、推進者が不在のときの代行者を決めます。相談票は「困っている業務」「使いたい情報」「出力の利用先」「最終確認者」の四項目に絞ります。

2〜3日目は受付を始めますが、すぐに生成AIへ入力しません。相談を、利用可否が明確、責任者確認が必要、対象外の三つに分けます。許可のない個人情報や顧客情報、機密情報が含まれる相談は止め、必要な責任者へ送ります。推進者が安全判断の最終責任まで背負わない設計にします。

4〜7日目は、安全な試行を一件だけ選びます。候補は架空データまたは利用承認済みの公開情報で完結し、出力を人が照合できる業務です。目的、入力範囲、担当、確認者、中止条件を一枚にし、副担当も同じ記録を読める状態にします。

8〜14日目：一件の安全なパイロットを回す

推進者は、選んだ一件について従来手順を先に書き、AIを使う箇所を「下書き」など限定した役割に置きます。出力は原文と照合し、誤り、根拠不明の補足、人が修正した箇所を記録します。対外送信や業務上の決定は自動化せず、指定された確認者が承認します。

中止条件は、入力してよい情報か判別できない、意図しない情報が表示された、出力の根拠を確認できない、担当者の負荷で照合できない場合です。停止した事実は失敗として隠さず、日時、状況、相談先を記録します。規程や契約に関わる疑問は所管部門へ、利用環境に関する疑問は情報管理の責任者へつなぎます。

15〜21日目：週次の証拠レビューと引き継ぎ

週次レビューでは、感想ではなく、受け付けた相談、実施した入力、出力の修正箇所、中止やエスカレーション、確認に要した手順を見ます。数値を置く場合も「改善した」と先に結論づけず、測定条件と記録漏れを確認します。成果を示せない週でも、安全上の疑問を発見して止めた記録は判断材料です。

同じ週に、副担当が相談受付から記録更新までを一度代行します。主担当は口頭だけで補わず、未解決事項、確認先、次の期限を引き継ぎ欄へ残します。休暇や繁忙で主担当が動けない日は、副担当が受付を継続し、権限外の判断は保留します。二人とも不在なら、新規試行を止めるルールも決めます。

22〜30日目：続けるか、変えるかを決める

22〜27日目は次の相談を増やす前に、一件目の記録を整えます。対象業務の責任者から、手順が守れたか、確認負荷を受け入れられるか、未解決の危険がないかを聞きます。推進者本人と副担当の負荷も確認し、通常業務を圧迫していれば範囲や日程を縮小します。

28〜30日目は、上司、対象業務の責任者、推進者、副担当で月末判断を行います。選択肢は、条件を変えず継続、対象や手順を変更して再試行、一時停止、担当を交代の四つです。判断理由は、出力の見栄えではなく、安全条件を守れたか、記録と確認が継続可能か、対象業務側が受け入れられるかで残します。

継続の場合も対象を一度に広げず、次の一件と確認日を決めます。変更や交代の場合は、相談履歴、未解決事項、責任者の判断、次の期限を新担当へ渡します。30日目に残すべきものは万能な推進者ではなく、誰かが休んでも停止と再開の位置が分かる運用記録です。

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